Čo treba nastaviť

Aby celý program pracoval podľa vašich predstáv, je potrebné ho správne nastaviť.

Pracovné skupiny

Základným nastavením je tvorba pracovných skupín.

Pracovná skupina obsahuje informácie o tom, koľko hodín týždenne zamestnanci do nej patriaci majú odpracovať, aký majú pracovný čas, ako sa im počítajú príplatky a podobné informácie.

Pracovné skupiny si tvoríte sami podľa toho, za akých podmienok Vaši zamestnanci pracujú. Môžete si ich vytvoriť toľko, koľko potrebujete a nazvať si ich tak, aby sa Vám v nich dobre orientovalo.

Do rovnakej pracovnej skupiny patria aj zamestnanci z rôznych oddelení alebo stredísk, pokiaľ pracujú za rovnakých podmienok (Príklad: do pracovnej skupiny s názvom „40 hodín týždenne“ môže patriť účtovník, riaditeľ aj vodič, ak majú pracovnú zmluvu na 40 hodín týždenne. Do ďalšej pracovnej skupiny s názvom „Upratovanie“ a fondom 20 hodín týždenne budú patriť všetky pani upratovačky zo všetkých stredísk vašej spoločnosti).

V ďalších fázach práce môžete podľa pracovných skupín zamestnanca filtrovať (napr. potrebujem vidieť všetkých zamestnancov, ktorí pracujú na 20 hodín týždenne).

Pracovné skupiny vytvoríte v menu Nastavenie – a zeleným tlačidlom plus v sekcii Pracovné skupiny.


Prevádzky

Druhým nastavením sú Prevádzky.

Prevádzky slúžia na prehľadné rozdelenie zamestnancov. Bolo by veľmi neprehľadné mať všetkých zamestnancov „na jednom mieste“ a tak si vytvoríte a pomenujete vlastné prevádzky (napríklad podľa budov, stredísk, oddelení, pracovných čat, atď.) a do týchto prevádzok si zamestnancov rozdelíte.

Rovnako ako pri pracovných skupinách môžete aj podľa zaradenia do prevádzok zamestnanca filtrovať.

Druhým dôležitým využitím prevádzok je nastavenie práv - pre každú prevádzku je možné nastaviť individuálne prístupové práva užívateľov. Každá prevádzka môže mať svojho vedúceho alebo správcu, ktorý má prístup iba k zamestnancom vo svojej prevádzke a nevidí zamestnancov zvyšných.

Novú prevádzku založíte v menu Prevádzky – zelené tlačidlo Pridať prevádzku.


Malé zhrnutie:

Pracovné skupiny slúžia na nastavenie pracovných podmienok, za ktorých budú zamestnanci pracovať.

Prevádzky slúžia na faktické rozdelenie zamestnancov pre prehľadnosť.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že zamestnanci patriaci do rovnakej pracovnej skupiny sa môžu nachádzať v rôznych prevádzkach (Príklad: pani upratovačky a páni upratovači patriaci do pracovnej skupiny „Upratovanie“ budú zaradení v rôznych prevádzkach pomenovaných podľa miest).

A rovnako tak z uvedeného vyplýva, že zamestnanci zaradení do rovnakej prevádzky môžu patriť do rôznych pracovných skupín (Príklad: V prevádzke nazvanej Brno bude riaditeľ patriaci do skupiny „40 hodín týždenne“ a pani upratovačka patriaca do skupiny „Upratovanie“).

A keď máme pripravené pracovné skupiny a prevádzky, môže začať zadávať zamestnancov.


Zamestnanci

Pri tvorbe nového zamestnanca máte možnosť si rovno k zamestnancovi všetko zadať a nastaviť - teda aký, a či vôbec, bude mať zamestnanec prístup do Alvena, do akej pracovnej skupiny bude patriť, aký bude mať úväzok, cez ktoré dochádzkové čítačky mu bude umožnené chodiť, aký má nárok na dovolenku atď.

Nového zamestnanca pridáte v menu Prevádzky – zeleným tlačidlom plus pod názvom konkrétnej prevádzky.