Manuál pre vedúcich pracovníkov

Základné informácie o dochádzkovom systéme Alveno

Celý dochádzkový systém beží online, nie je teda potrebné nič inštalovať. Stačí na akomkoľvek zariadení s pripojením na internet (počítač, mobilný telefón, tablet) zadať do webového prehliadača adresu klient.alveno.sk a na zobrazenej stránke zadať prihlasovacie meno a heslo.


Prvé prihlásenie

Aby ste sa mohli do programu Alveno prihlásiť, musí vás najskôr do systému zadať administrátor. Administrátor o vás vyplní všetky potrebné údaje vrátane emailovej adresy, ktorá sa stáva vašim prihlasovacím menom. A na túto emailovú adresu vám príde odkaz, na ktorý kliknete a vytvoríte si svoje vlastné heslo (musí mať aspoň 6 znakov a obsahovať veľké písmeno, malé písmeno a číslicu). Následne sa môžete do programu Alveno prvýkrát prihlásiť.


Nástenka a softvérová čítačka

Po prihlásení do programu Alveno sa vám objaví nástenka a v pravej časti softvérová čítačka (ak vám dal administrátor na túto čítačku právo).

Na nástenke nájdete informáciu o jednotlivých pracovných dňoch v grafickej podobe, následne aj informáciu o zostávajúcej a plánovanej dovolenke, prípadne ďalších voliteľných položkách (napr. stravenky alebo odmeny).

Softvérová čítačka slúži na zadanie príchodu, odchodu a ďalších pracovných výnimkách kdekoľvek v teréne, pričom k záznamu je pripojená aj GPS súradnica, odkiaľ bol záznam zhotovený.


Nastavenie profilu

Vľavo hore je priestor na nastavenie profilu užívateľa. Po kliknutí na túto ikonu máte možnosť vložiť si svoju fotografiu a nastaviť, ktoré upozornenia vám majú chodiť mailom a ktoré sa majú hlásiť iba notifikáciou v programe Alveno. Počet nových notifikácií vidíte vľavo hore v zelenom koliesku.

Udalosti, ktoré si používatelia môžu označiť na notifikáciu alebo na stráženie emailom, nastavuje administrátor v globálnom nastavení.


Môj výkaz

Tlačidlo Môj výkaz slúži na podrobné zobrazenie vášho výkazu.

V hlavnej časti výkazu je zoznam jednotlivých dní so záznamami jednotlivých smien, vpravo potom súhrn a údaje o plánovanom mesačnom fonde, odpracovanej dobe, príplatkoch atď.

Na každom dni vo výkaze máte symbol oka, ktorým je možné zobraziť si detail daného dňa a vidieť všetky záznamy z čítačiek a tiež podrobnosti o spočítanej smene. Pri výkaze môže byť okrem oka aj symbol ceruzky, pomocou ktorej môžete svoju dochádzku aj upravovať. Či môžete dochádzku upravovať alebo na ňu iba nazerať záleží na administrátorovi, ktorý vám udeľuje práva.


Výkazy

Ako vedúci pracovník máte od administrátora pridelené práva na úpravu výkazov svojich podriadených. Všetky výkazy svojich podriadených nájdete pod tlačidlom Výkazy, kde celá pravá strana slúži na filtrovanie výkazov podľa zadaných podmienok.

Úpravu výkazu je potrebné vykonať napr. pri opomenutí zamestnancom zaznamenať si príchod / odchod (v takom prípade pri výkaze zamestnanca svieti symbol červeného trojuholníka s výkričníkom značiacim chybný deň) a je potrebné takýto výkaz otvoriť, nájsť patričný deň (miesto vypočítanej zmeny) informácie „Chybné záznamy čítačky“), rozkliknúť pomocou tlačidla s „okom“ detail dňa av pravej časti nazvanej „Záznamy čítačky“ upraviť záznamy.

Akonáhle skončí celý mesiac, musíte prejsť výkazy svojich podriadených a pokiaľ sú všetky v poriadku a bez chýb, môžete ich potvrdiť (pokiaľ aj na túto funkciu bude mať práva). Potvrdenie sa vykonáva buď jednotlivo pri každom výkaze hore tlačidlom „Potvrdiť výkaz“ (je tiež možnosť, že zamestnanec sám bude mať právo svoj výkaz upraviť a následne „Potvrdiť“ a vy potom po kontrole už potvrdený výkaz ešte „Orazítkujete“) alebo hromadne. Potvrdením (Orazítkovaním) výkazu dôjde k jeho uzamknutiu – už nie sú možné žiadne ďalšie výpočty a výkaz je označený na ďalšie spracovanie.

Ak bol výkaz uzamknutý omylom alebo predčasne, musíte o odomknutie požiadať administrátora.


Neprítomnosť

Tlačidlo „Neprítomnosť“ obsahuje dve karty a to kartu „Zamestnanci“ a kartu „Ja“

Karta „Ja“ slúži na zažiadanie si o neprítomnosť (najčastejšie dovolenku). V kalendári si vyberte kliknutím deň (prípadne ťahom myši viac dní), na ktorý chcete požiadať o neprítomnosť a následne si v dialógovom okne vyberte, o aký typ neprítomnosti žiadate (dovolenka, náhradné voľno, sick day atď.) a potvrdíte. Kým vaša žiadosť nie je schválená, môžete ju opraviť. Ak už schválená je, musíte kontaktovať svojho nadriadeného a ten môže žiadosť spätne zamietnuť a môžete podať žiadosť novú.

Na karte „Zamestnanci“ vidíte zoznam všetkých žiadostí o neprítomnosť od svojich podriadených a pri každej žiadosti rozhodnete, či ju schválite alebo zamietnete (o všetkých žiadostiach ste informovaní mailom alebo notifikáciou podľa nastavenia svojho profilu).

Schválená žiadosť sa rovno prepíše do výkazu daného zamestnanca.

Pri zamietnutí žiadosti je potrebné uviesť dôvod zamietnutia a tento dôvod spolu s informáciou o zamietnutí je doručený zamestnancovi.


Používanie biometrickej čítačky 

Aby ste mohli používať biometrickú čítačku, musí vás administrátor zadať do systému Alveno a následne je potrebné vám na čítačke priradiť odtlačok prsta alebo čip. Od tejto chvíle môžete na čítačke zaznamenávať príchody/odchody a ďalšie výnimky. Správny postup je taký, že na čítačke vyberiete patričnú položku, ktorú chcete zadať, a následne počas 5 sekúnd musíte voľbu potvrdiť čipom alebo odtlačkom prsta (podľa toho, čo máte pridelené). Pokiaľ dôjde k prerušeniu smeny napr. kvôli odchodu k lekárovi, pri opúšťaní pracoviska na čítačke nezadávate ODCHOD, ale zadávate voľbu LEKÁR. Rovnako tak pri návrate od lekára na čítačke nezadávate PRÍCHOD, ale zadávate tlačidlo LEKÁR. Môže sa stať, že sa od lekára do práce už nevrátite – aj v takom prípade je správne pri odchode zadať voľbu LEKÁR a nie ODCHOD. V prípade, že ste boli u lekára ráno ešte pred príchodom do zamestnania a z tohto dôvodu prídete neskoro, pri príchode na čítačke nezadávate voľbu PRÍCHOD, ale zadávate voľbu LEKÁR. Dochádzkový systém z toho pozná, že ste boli ráno u lekára a vykoná do výkazu správny záznam.