Rozpis smien

V tomto module môžete naplánovať smeny Vašich zamestnancov dopredu. Systém Alveno za Vás vyhodnotí a upozorní, pokiaľ sa plán nezhodoval s realitou, teda pokiaľ dochádzka daného zamestnanca nie je v súlade s rozpisom zmeny.

Aby bolo možné používať u zamestnancov rozpis smien, musia mať nastavené pevné smeny.

Aktiváciu tohto modulu vykonáte v sekcii Nastavenie, na pravej strane v časti Povolené moduly.

Prejdite myšou na túto sekciu a kliknite na symbol ceruzky, čím sa Vám zobrazí možnosť upraviť túto sekciu. V detaile potom zaškrtnite pri ponuke Rozpis smien voľbu Povolené.

Po aktivácii sa Vám zobrazí v ľavom paneli nová sekcia Rozpis smien.

Užívateľ, ktorý má právo na náhľad alebo na zápis rozpisov smien – zamestnanci, má v sekcii Rozpis smien záložku Zamestnanci, kde vidia všetkých zamestnancov vo svojej prevádzke.

Pokiaľ má právo náhľadu alebo zápisu vo viacerých prevádzkach, tak na pravej strane obrazovky má filter, v ktorom si môže vyfiltrovať konkrétnu prevádzku.

Pre lepší prehľad o tom, či zamestnanec na daný mesiac nemá naplánovanú napr. dovolenku alebo služobnú cestu, si môžete spodnú časť filtra zvoliť výnimky, ktoré ho zaujímajú.

Tieto výnimky sa potom zobrazia v kalendári rozpisu smien a užívateľ z právom na zápis rozpisov smien môže začať plánovať smeny.

Po kliknutí myšou do konkrétneho dňa sa u zamestnanca zobrazí možnosť pridať mu smenu. V prípade, že chcete zamestnancovi označiť viac dní, tak označte prvý deň a potom držte ľavé tlačidlo myši a ťahom označte posledný deň, na ktorý mu chcete priradiť smenu. Správnu smenu vyberie v rozbaľovacom menu.

Po zvolení smeny svoj výber uložíte.

Plánovať rovnakú smenu je možné aj viacerým zamestnancom súčasne. Na ľavej strane v zozname zakliknete buď všetkých zamestnancov alebo iba vybraných a potom zvolíte možnosť Pridať smenu.

V rozbaľovacom okne vyberiete konkrétnu smenu a pod smenou vyberiete buď jeden deň, alebo zvolíte obdobie, na ktoré zamestnancom chcete danú smenu priradiť a dáte Uložiť.

Môžete tiež zvoliť variant Výber, kde sa Vám zobrazí kalendár na daný mesiac a vy môžete klikaním zvoliť iba konkrétne dni, na ktoré chcete jednému alebo viacerým zamestnancom, danú smenu priradiť.

Po naplánovaní smien vidí vedúci pracovník v prehľade smeny zamestnancov, ktoré sú farebne odlíšené pre lepšiu orientáciu. Pod rozpisom smien uvidí v súhrne súčet, koľkokrát bola smena naplánovaná v mesiaci a tú istú informáciu vidí aj u každého dňa. V pravej hornej časti je navyše možnosť Tlač, kedy si môže vedúci pracovník celý rozpis prevádzky vytlačiť.

Zamestnanci, ktorí majú právo na náhľad Rozpis smien – ja, môžu vidieť iba svoj rozpis smien. Rozpisy smien ostatných zamestnancov nevidia, pokiaľ im nie je v nastavení práv povolená možnosť náhľad na Rozpis smien - zamestnanci. Vlastný kalendár rozpisu je iba k náhľadu. V tejto sekcii sa nedá upravovať rozpis smien pre daného zamestnanca (sám si ho teda bez potrebných práv nemá možnosť upraviť).

Zamestnanci, ktorí majú právo na zápis Rozpis smien - ja, si môžu priamo vo vlastnom kalendári smenu naplánovať. Tak ako pri plánovaní smien v záložke Zamestnanci sa po kliknutí myšou do konkrétneho dňa zobrazí možnosť pridať si smenu. V prípade, že chce zamestnanec označiť viac dní, tak označí prvý deň a potom drží ľavé tlačidlo myši a ťahom označí posledný deň, na ktorý si chce priradiť smenu. Správnu smenu vyberie v rozbaľovacom menu. Naplánovanú smenu už nemôže zmazať! To už môže urobiť užívateľ, ktorý má právo na zápis rozpisov smien – zamestnanci.

Naplánované smeny môžete vymazať tak, že v prehľade smien označíte jedného alebo viacerých zamestnancov a zvolíte tlačidlo Pridať smenu.

Aktivuje sa Vám rozbaľovacie okno av ňom v zozname smien vyberiete možnosť Nepracuje a zvolíte buď konkrétny deň alebo výber obdobia.

Po uložení smena zmizne z rozpisu smien av súhrne sa prepočíta súčet naplánovaných smien.

V prípade, že zamestnanec na svoju smenu nenastúpil, prípadne prišiel neskôr ako bol začiatok jeho smeny, alebo odišiel skôr, ako bol koniec jeho smeny, tak vedúci pracovník vidí v rozpise smien pri takejto smene značku výkričníka v červenom trojuholníku.

Kontrolu dochádzky vedúci pracovník vykoná v sekcii Výkazy, kde vo výkaze daných zamestnancov vidí znak nesplneného rozpisu smeny av detaile sa môže pozrieť na jeho skutočnú dochádzku.

Okrem červeného výkričníka môžete naraziť v rozpise smien aj na výkričník oranžový. Tento výkričník sa zobrazí v prípade, keď je napríklad naplánovaná smena a niekto dodatočne na tento deň schváli dovolenku alebo inú neprítomnosť, ktorú ste si nechali zobraziť vo filtri. V takom prípade záleží na vás, či smenu odstránite, alebo odstránite schválenú neprítomnosť, prípadne to ponecháte tak ako je s tým, že neprítomnosťou môže byť napr. školenie a počítate, že v smene potom bude pokračovať.

Rozpis smien môžete exportovať do formátu pdf alebo excel a následne vytlačiť. Použite symbol Tlač v pravom hornom rohu. Zvoliť môžete medzi čiernobielou alebo farebnou tlačovou zostavou.